Download Decreto
nº 11.851/2023
Secretaria Municipal de Gestão
Departamento de
Gestão Tecnológica e Telecomunicações
Processo Administrativo Eletrônico (Decreto nº 11.851/2023)
DA TRAMITAÇÃO DO PROCESSO DIGITAL E NÃO-DIGITAL
Art. 31 Os processos e documentos administrativos poderão tramitar em diferentes suportes como segue:
I- Processos físicos (na íntegra): refere-se aos processos gerados, em suporte papel desde a sua origem;
II- Processos eletrônicos como meio para tramitar processos físicos anexos: refere-se aos processos eletrônicos gerados, especificamente para tramitar processos abertos, anteriormente em suporte físico (papel) que, por necessidade iminente, precisam continuar sua tramitação e, por isso, foram digitalizados e anexados a esse processo eletrônico para que sua tramitação e inserção de novos documentos nato digitais seja possível, para tanto, devem-se seguir o disposto no artigo 33 deste Decreto.
III- Processos nato digitais (na íntegra): refere-se aos processos criados no sistema eletrônico, passíveis de continuarem sua tramitação de modo integral no sistema. Processo constituído por documentos nato digitais sendo acessível e interpretável por meio do sistema computacional.
Art. 32 Os processos gerados em suporte físico devem manter sua integridade e completude física do início ao fim, deve-se garantir o sequenciamento sem falhas dos documentos que o integram, sendo obrigatório o registro e o controle de sua tramitação no Módulo de Protocolo do Sistema de Informática da Prefeitura Municipal de Cubatão.
Art.33 Caso um processo gerado fisicamente, necessitar tramitar por fluxos longos e seja de matéria complexa, ou que o acesso necessite ser agilizado recomenda-se a digitalização do processo respeitando os seguintes encaminhamentos:
a) Deve-se elaborar um TERMO DE ENCERRAMENTO DE TRÂMITE FÍSICO DE PROCESSO (Anexo I) e inserir como última folha do processo físico, informando que o referido processo terá sua tramitação física encerrada e que a partir dessa data passará a ser tramitado eletronicamente.
b) No termo, devem constar também os dados gerais do processo como, número do referido processo físico, data de abertura, assunto, interessados, número total de páginas inclusive com a capa e a contra-capa.
c) No termo deve ser explicitado que o processo foi digitalizado em sua íntegra, deixando claro o local onde o processo físico será arquivado e seu prazo de guarda, de acordo com a Tabela de Temporalidade (atividade fim ou meio).
d) Uma vez arquivado esse processo não deverá ser mais desarquivado. Toda e qualquer demanda para esse processo deverá ser realizada no seu representante digital, salvo ações excepcionais como em auditorias ou solicitações judiciais.
e) O processo eletrônico que será aberto deve ter, como primeiro documento, o TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO ELETRÔNICO, informando que o referido processo está sendo aberto com a finalidade de dar continuidade à tramitação do processo físico que teve sua tramitação física encerrada, por motivo da implantação do processo eletrônico, passando a tramitar eletronicamente.
f) No termo devem constar os dados gerais do processo anterior como: data de abertura; assunto; interessados e número de páginas. No termo, deve estar clara a informação de que o Processo Físico foi digitalizado em sua íntegra e que será parte anexada nesse novo processo.
g) O TERMO DE ENCERRAMENTO DE TRÂMITE FÍSICO DE PROCESSO deve ser gerado como documento avulso e ser assinado digitalmente, deve constar o número do processo eletrônico aberto para representar o impresso e deve ser inserido como a última peça do processo físico.
Art. 34 As Secretarias Municipais terão 30 (trinta) dias a partir da publicação deste Decreto, para elaborar listagem da produção de processos/documentos para cadastro no sistema eletrônico que deverá ser encaminhada à Secretaria Municipal de Gestão.
Art. 35 A tramitação do processo eletrônico obedecerá ao fluxo desenhado pelas Secretarias em parceria com a Secretaria Municipal de Gestão, buscando a celeridade e a objetividade.
Art. 36 A Secretaria Municipal de Gestão, a Procuradoria Geral do Município e a Controladoria Geral do Município, poderão, conjuntamente, estabelecer normas complementares a este Decreto.
Art. 37 Revogam-se as disposições em contrário.
Art. 38 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
PREFEITURA MUNICIPAL DE CUBATÃO
31 DE MAIO DE 2023.
“490° DA FUNDAÇÃO DO POVOADO”
“74° DA EMANCIPAÇÃO”
ADEMÁRIO DA SILVA OLIVEIRA
Prefeito Municipal
VANESSA FRAGA
Secretária Municipal de Assuntos Jurídicos
CÉLIA RODRIGUES RIBEIRO
Secretária Municipal de Gestão
Processo nº 1.930/2023
SEJUR/2023