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nº 11.007/2021
Secretaria Municipal de Gestão
Departamento de
Gestão Tecnológica e Telecomunicações
Normatização e Política de Segurança da Informação e Comunicação da Administração Pública Municipal de Cubatão (Decreto nº 11.007/2019)
TÍTULO V
DO CORREIO ELETRONICO CORPORATIVO
Capítulo II
Da Criação das Contas de Usuários e do Uso do E-mail Corporativo
Art. 91. Serão fornecidas contas de correio eletrônico corporativo aos seguintes usuários:
I - contas de usuário individual: destinadas aos servidores públicos em exercício e empregados terceirizados durante a vigência de seus respectivos contratos, quando solicitado;
II - contas de usuário setorial: criadas para os órgão públicos e entidades vinculadas à Administração Municipal de Cubatão;
III - contas de serviço: destinadas a atender demandas de serviços;
IV - contas de eventos: destinadas a eventos e programas, com caráter temporário, que ficarão ativas somente durante o período de organização do evento ou programa institucional e obrigatoriamente associadas à conta do usuário solicitante.
§ 1º A criação da conta de e-mail corporativo, independentemente do tipo de usuário, deve ser solicitada pelo superior imediato do novo usuário ou responsável da unidade, por meio de chamado aberto no “Helpdesk” do Departamento de Gestão Tecnológica e Telecomunicações e dependerá da anuência deste.
§ 2º A manutenção das caixas postais, no que tange ao limite de armazenamento e envio de mensagens, será de total responsabilidade do usuário.
Art. 92. As contas das Secretarias, Departamentos, Coordenações, Chefias, Setores e outras unidades adotarão formatação padrão conforme descrito abaixo:
I - contas das Secretarias deverão possuir a seguinte formatação: nome da secretaria seguido do nome de domínio, conforme os exemplos: educacao@cubatao.sp.gov.br e meio.ambiente@cubatao.sp.gov.br;
II - contas dos Departamentos, Chefias, Coordenação, Diretoria, Setores e outras unidades deverão ter a seguinte formatação: nome ou sigla do Departamento, Chefia, Coordenação, Setor ou unidade seguido do nome de domínio, conforme os exemplos: imprensa@cubatao.sp.gov.br e dsu@cubatao.sp.gov.br;
III - contas de usuários pessoas físicas deverão possuir a seguinte formatação: primeironome.ultimosobre-nome@cubatao.sp.gov.br
§ 1º Quando o sobrenome for Junior, Filho, Neto ou Sobrinho: usar-se-á o sobrenome imediatamente anterior.
§ 2º Em caso de homonímia, outras formatações poderão ser definidas e adotadas, a critério do Departamento de Gestão Tecnológica e Telecomunicações.§ 3º A composição de nomes para as contas de usuários não deve apresentar características subliminares, ofensivas ou de duplo sentido.
Art. 93. Serão bloqueadas, mediante aviso prévio, as contas de e-mail corporativo:
I - dos servidores redistribuídos, substitutos ou funcionários com contrato finalizado após a ocorrência do evento;
II - dos servidores exonerados, falecidos ou qualquer outro que implique no desligamento definitivo do quadro de pessoal da Prefeitura Municipal de Cubatão, após a ocorrência do evento;
III - das Secretarias, Setores, Coordenações, Departamentos, Diretorias, Chefias, Unidades e Comissões, quando por readequação da estrutura administrativa forem extintos;
IV - dos eventos e programas institucionais, após a comunicação da conclusão do período de realização das ações pela Comissão ou unidade responsável pelo evento ou programa institucional.
Art. 94. Servidores cedidos, requisitados ou afastados, parcial ou integralmente, terão suas contas de e-mail mantidas durante o período do afastamento que não exceda sessenta dias.
Art. 95. As contas de e-mails com usuários setoriais serão vinculadas ao próprio setor, devendo ser acessadas e administradas pelos seus respectivos servidores, sob a supervisão de sua Chefia imediata.
Parágrafo único. Caso haja mudança de vínculo, o chefe imediato informará ao administrador do sistema de e-mail, devendo o novo usuário alterar as senhas de acesso do usuário setorial, ficando responsável também pela manutenção das mensagens e arquivos da conta de e-mail.
Art. 96. As mensagens enviadas das contas de e-mails de usuários setoriais deverão ser restritas a dados e informações administrativas do próprio setor.
Parágrafo único. O servidor vinculado ao Setor que enviar mensagens das contas de e-mails setoriais deverá se identificar ao final da mensagem, sendo corresponsável pela informação prestada, junto à sua chefia imediata.
Art. 97. O acesso às contas de e-mail poderá se dar por aplicativo “desktop”, “webmail” ou “app” para aparelhos celulares.
§ 1º Em casos justificados por escrito pelo órgão ou usuário, será permitida a instalação de aplicativo “desktop”, desde que possível e homologado pelo Departamento de Gestão Tecnológica e Telecomunicações.
§ 2º Os aplicativos desktop homologados para gerenciamento de e-mails na Prefeitura Administração Municipal de Cubatão são:
I - Microsoft Outlook, para plataforma Microsoft Windows;
II - Evolution ou Thunderbird, para plataforma Linux.
§ 3º É proibido o uso interno de aplicativos não homologados pelo Departamento de Gestão Tecnológica e Telecomunicações, podendo este removê-los de todo e qualquer computador ou aparelho telefônico e substituí-los por aplicativos homologados.
Art. 98. Recomenda-se como boas práticas na utilização do correio eletrônico corporativo:
I - ao enviar e-mails com anexos, fazer uso de ferramentas de compactação de arquivos ou arquivos (.zip, .rar etc.) ou de arquivos com formato reduzido (.pdf, .jpg etc.);
II - evitar enviar e-mail com gírias, abreviações ou jargões;
III - evitar responder e-mail incluindo os anexos recebidos;
IV - evitar enviar e-mail com arquivos anexos às listas de e-mail;
V - apagar e-mails desnecessários, especialmente os que possuírem anexos;
VI - não responder ou abrir e-mail cujo remetente e/ou conteúdo da mensagem sejam desconhecidos ou de caráter duvidoso;
VII - apagar mensagens com conteúdo e anexos duvidosos ou desnecessários;
VIII - informar ao administrador de e-mail sobre qualquer ação suspeita ocorrida com sua conta de e-mail.
Art. 99. As contas de e-mail dos órgãos que compõem a Prefeitura Municipal de Cubatão terão exatamente o seguinte padrão de assinatura:
Telefone(s) e Ramal(is)
Endereço do Órgão Administrativo
§ 1º As contas de e-mails das pessoas físicas que eventualmente tenham autorização superior para possuí-las, deverão possuir exatamente o seguinte formato de assinatura:
Cargo - Função
Telefone(s) e Ramal(is)
Sigla e Endereço do Órgão Administrativo em que se encontra lotado
§ 2º O emprego do brasão oficial do Município será opcional, mas desejável, nas comunicações por e-mail.
§ 3º Outros e-mails e telefones de contato poderão ser adicionados quando absolutamente necessário para o trabalho do servidor, devendo ser inserido na última linha do corpo da mensagem.
§ 4º É absolutamente vedada a inclusão de provérbios, frases motivacionais ou políticas, citações religiosas e assemelhados.